Những vấn đề thường gặp khi sử dụng máy fax

Máy fax là thiết bị thường dùng, được sử dụng rộng rãi tại các văn phòng, xí nghiệp. Là kỹ thuật gửi bản sao trực tiếp văn bản trực tiếp qua hệ thống điện, khi sử dụng máy fax người dùng sẽ gặp phải một số vấn đề.

Nguyên tắc hoạt động của máy fax là, tại bên gửi có một thiết bị cảm biến có thể đọc được giấy tờ, mã hóa văn bản thành những dạng tín hiệu trắng đen và gửi qua đường điện đến máy khác. Ở phía máy nhận có một thiết bị thực hiện quá trình quét sẽ mã hóa toàn bộ những tín hiệu đen trắng được chuyển đến đó lên giấy.

Máy fax thiết bị thư điện thường dùng tại các cơ quan, văn phòng

Trong quá trình sử dụng máy fax cũng rất dễ phát sinh một số lỗi cơ bản như: máy không nhận được cuộc gọi, fax hoặc không thực hiện được cuộc gọi, không hoạt động, máy bị ngắt quãng… gây ảnh hưởng tới công việc của bạn, trong những trường hợp đó bạn có thể dễ dàng khắc phục mà không nhất thiết phải gọi thợ. Một số sự cố dễ mắc phải của máy fax và khắc phục có thể kể đến như sau:

• Máy fax không nhận được cuộc gọi là fax

Nguyên nhân của vấn đề này có thể là do dây cáp điệ, dây điện thoại của máy vẫn chưa được kết nối, dây kết nối bị hỏng hoặc quá trình kết nối chưa chắc chắn. Để khắc phục tình trạng này, bạn cần kiểm tra thật kỹ dây kết nối của máy fax, nếu máy dùng nối qua bộ chia điện thoại, có thể cắm trực tiếp máy fax với đường dây chính mà không cần qua bộ nối.

• Máy fax không thể thực hiện được cuộc gọi đi

Nguyên nhân của sự cố này là do bạn đã cài đặt sai chế độ quay số của máy fax. Để máy hoạt động bình thường và thực hiện được cuộc gọi, không làm gián đoạn công việc của mình, chỉ cần chỉnh lại chế độ quay số của máy bằng cách nhấn #13

• Máy fax phát ra nhiều tiếng bíp ngắt quãng

Đây là tình trạng máy bị hết giấy sử dụng mà bạn không để thêm giấy. Để máy hoạt động trơn tru và không còn tiếng bíp ngắt quãng, nhấn nút STOP để máy dừng hoạt động và đưa thêm giấy vào máy. Sau đó tiếp tục khởi động máy và làm việc bình thường.

Kiểm tra và khắc phục lỗi máy fax khi gặp sự cố

• Máy fax không gửi được tài liệu đi

Nguyên nhân có thể là do dây điện thoại kết nối có thể đang cắm ở cổng EXT sau máy, hoặc máy fax của phía đối tác đang bận và hết giấy, cũng có thể số của phía đối tác không phải là máy fax. Trong những trường hợp như vậy có thể dễ dàng khắc phục. Nếu dây điện thoại cắm ở cổng EXT, hãy rút ra và chuyển sang công LINE. Nếu kiểm tra máy của bạn bình thường, mà vẫn không gửi được, hãy liên hệ ngay với đối tác của bạn, xác nhận thông tin và họ kiểm tra máy phía họ.

Nếu máy fax của bạn gặp phải những vấn đề trên, hãy xử lý, kiểm tra và điều chỉnh máy để không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.